> ## Content Index > Fetch the complete content index at: https://wakita.id/blog/llms.txt > Use this file to discover other available public pages before exploring further. # 10 contoh pesan otomatis WhatsApp untuk customer service - URL: https://wakita.id/blog/contoh-pesan-otomatis-whatsapp-customer-service/ - Published: 2026-10-17T15:12:42.000Z - Updated: 2026-10-17T15:12:42.000Z - Description: 10 contoh pesan otomatis WhatsApp siap pakai untuk order, pembayaran, pengiriman, follow-up, dan status layanan, plus aturan jendela 24 jam dari Meta. - Author: Luthfi Sulistiyo - Tags: WhatsApp, Otomatisasi, Customer service Sebagian besar pesan customer service sebenarnya berulang. Nomor rekening, konfirmasi pembayaran, nomor resi, pengingat jadwal. Admin mengetik kalimat yang sama puluhan kali sehari, dan setiap kali mengetik ulang ada peluang salah angka atau lupa satu informasi. Artikel ini berisi 10 contoh pesan otomatis yang bisa langsung kamu pakai atau sesuaikan, plus aturan WhatsApp yang perlu kamu tahu sebelum mengirim pesan otomatis. ## Dulu pahami aturan jendela 24 jam Kalau kamu memakai WhatsApp Business Platform (API resmi Meta), ada aturan penting yang tidak berlaku di aplikasi WhatsApp Business biasa: - **Jendela layanan pelanggan 24 jam.** Setiap kali customer mengirim pesan, terbuka jendela 24 jam. Selama jendela ini, bisnis boleh membalas dengan pesan bebas (teks biasa, gambar, dan lain-lain). Setiap pesan baru dari customer memulai ulang hitungan 24 jam. - **Di luar jendela, hanya template.** Kalau customer tidak chat lebih dari 24 jam, bisnis hanya boleh mengirim template pesan yang sudah disetujui Meta. - **Kategori template.** Meta membagi template ke tiga kategori: *marketing* (promosi), *utility* (informasi transaksi seperti konfirmasi pesanan atau status pengiriman), dan *authentication* (kode verifikasi). Kategori menentukan aturan dan biaya per pesannya. - **Biaya.** Meta menghitung biaya per pesan berdasarkan kategori dan negara. Aturan biaya ini beberapa kali berubah, termasuk pembaruan yang diumumkan berlaku mulai Oktober 2026 untuk pesan layanan. Cek halaman harga resmi WhatsApp Business Platform sebelum menghitung anggaran. Artinya, pesan otomatis untuk customer yang baru saja chat (misalnya konfirmasi pesanan) biasanya aman dikirim sebagai pesan biasa. Pesan yang dikirim berhari-hari kemudian (misalnya pengingat kontrol atau follow-up keranjang) perlu dibuat sebagai template dan diajukan ke Meta lebih dulu. Template juga tidak boleh berisi promosi kalau diajukan sebagai utility, karena Meta bisa mengubah kategorinya. ## Prinsip pesan otomatis yang tidak terasa robot - **Satu pesan, satu tujuan.** Jangan gabungkan nomor rekening, promo, dan link katalog dalam satu pesan. - **Sebut langkah berikutnya.** Customer harus tahu apa yang perlu dia lakukan, atau kapan dia akan dikabari lagi. - **Pendek.** Kalau pesan perlu di-scroll di HP, terlalu panjang. - **Pakai variabel, jangan tebakan.** Nama, nomor pesanan, dan nominal diisi dari data, bukan diketik ulang. Pada contoh di bawah, teks di dalam kurung kurawal seperti *{nama}* atau *{total}* adalah bagian yang perlu diganti. Nama variabel di alat yang kamu pakai bisa berbeda. ## Template untuk order dan pembayaran ### 1\. Pesanan diterima *Halo kak {nama}, pesanan kakak sudah kami catat. Total pembayaran {total}. Silakan transfer ke BCA 1234567890 a.n. Toko Contoh, lalu kirim bukti transfer di chat ini ya. Pesanan kami proses setelah pembayaran masuk.* ### 2\. Pengingat pembayaran *Halo kak {nama}, pesanan {no\_pesanan} masih menunggu pembayaran. Stok kami tahan sampai besok pukul 12.00\. Kalau ada kendala transfer atau mau ganti produk, balas chat ini saja.* Catatan: kalau dikirim lebih dari 24 jam setelah chat terakhir customer, pesan ini harus berupa template yang disetujui Meta. ### 3\. Pembayaran diterima *Pembayaran untuk pesanan {no\_pesanan} sudah kami terima, terima kasih kak. Pesanan sedang dikemas dan dikirim paling lambat besok. Nomor resi kami kirim di chat ini.* ## Template untuk pengiriman dan follow-up ### 4\. Pesanan dikirim *Pesanan {no\_pesanan} sudah dikirim lewat {kurir} dengan nomor resi {resi}. Perkiraan sampai 2 sampai 4 hari kerja. Kalau paket belum sampai setelah itu, kabari kami ya kak.* ### 5\. Konfirmasi paket sampai *Halo kak {nama}, menurut data kurir paket sudah sampai. Semoga cocok ya. Kalau ada yang kurang pas, foto dan kirim di sini, kami bantu cek.* ### 6\. Follow-up customer yang belum jadi beli *Halo kak {nama}, kemarin kakak sempat tanya {produk}. Stoknya masih ada untuk ukuran yang kakak tanyakan. Mau kami bantu buatkan pesanannya?* Pesan seperti ini bisa masuk kategori marketing kalau dikirim di luar jendela 24 jam. Kirim secukupnya, satu kali sudah cukup. Strategi lengkapnya ada di [cara follow-up customer yang belum checkout](https://wakita.id/blog/cara-follow-up-customer-belum-checkout/). ## Template untuk status layanan ### 7\. Di luar jam kerja *Terima kasih sudah menghubungi kami. Admin aktif Senin sampai Sabtu pukul 08.00 sampai 20.00\. Pesan kakak sudah masuk dan akan kami balas di jam kerja berikutnya.* ### 8\. Booking terkonfirmasi (klinik, salon, kursus) *Booking kakak sudah terkonfirmasi: {layanan} pada {tanggal} pukul {jam} di {lokasi}. Mohon datang 10 menit lebih awal. Kalau perlu ganti jadwal, balas chat ini paling lambat H-1.* ### 9\. Unit sedang dicek (servis) *Unit kakak sudah kami terima dan sedang dicek teknisi. Estimasi hasil pengecekan keluar dalam 1 sampai 2 hari kerja. Kami tidak akan mengerjakan perbaikan sebelum kakak menyetujui biayanya.* ### 10\. Urusan selesai *Urusan kakak sudah kami tandai selesai. Terima kasih sudah memesan di {perusahaan}. Kalau nanti ada pertanyaan lagi, cukup chat ke nomor ini.* ## Kapan pesan dikirim: berdasarkan tahap, bukan jam Pesan otomatis paling berguna kalau terhubung ke tahap urusan customer. Pesan nomor 1 dikirim saat pesanan dicatat, nomor 3 saat pembayaran dicek, nomor 4 saat resi keluar. Kalau tim kamu sudah memakai papan dengan kolom tahap, setiap kolom bisa punya satu pesan otomatis. Cara menyusun kolomnya ada di [cara menggunakan kanban untuk mengelola chat pelanggan](https://wakita.id/blog/cara-pakai-kanban-untuk-chat-pelanggan/). Dua hal yang tetap perlu dicek manusia: - **Pembayaran.** Jangan kirim "pembayaran diterima" hanya karena customer mengirim foto bukti transfer. Cek mutasi dulu. - **Komplain.** Customer yang marah tidak butuh pesan template. Balas manual. ## Pesan otomatis di WaKita Di WaKita, setiap kolom papan bisa punya pesan otomatis yang terkirim saat kartu customer masuk ke kolom itu, dengan variabel *{nomor}* (nomor antrean kartu) dan *{perusahaan}* (nama usaha). Pesan ini mati sampai admin menyalakannya, jadi tidak ada pesan yang terkirim tanpa sengaja. Pesan otomatis per kolom dikirim sebagai pesan biasa, sehingga untuk WhatsApp hanya terkirim selama jendela 24 jam masih terbuka. Untuk menghubungi customer di luar jendela 24 jam, WaKita mendukung template pesan WhatsApp yang disetujui Meta, termasuk broadcast dengan template itu. Teks yang sering dipakai admin bisa disimpan sebagai balasan cepat. Baca juga [WhatsApp multi admin dengan WaKita](https://wakita.id/whatsapp-multi-admin?ref=wakita.id), atau [coba demo](https://wakita.id/demo?ref=wakita.id) untuk melihat pesan otomatis per kolom.