Dari tanya jadwal kelas sampai peserta terdaftar.
Orang tua menanyakan jadwal bimbel, calon peserta workshop menanyakan kuota, dan yang sudah transfer menunggu konfirmasi. WaKita mengumpulkan chat itu di satu papan, dengan kolom yang mengikuti alur pendaftaran.
- Messenger
- Discord
Saat musim pendaftaran dibuka
Calon peserta tidak di-follow up
Banyak yang bertanya jadwal dan biaya, lalu bilang "nanti saya kabari". Tanpa catatan siapa yang belum memutuskan, mereka tidak pernah dihubungi lagi.
Konfirmasi pembayaran lambat
Bukti transfer masuk di tengah ratusan chat tanya kelas. Peserta yang sudah bayar menunggu konfirmasi berhari-hari dan mulai ragu.
Jawaban berbeda dari tiap admin
Satu admin bilang kuota tinggal tiga, admin lain bilang masih banyak. Tanpa tahu siapa yang memegang chat, calon peserta dibalas dua kali dengan info berbeda.
Satu pendaftaran, dari tanya jadwal sampai kelas dimulai
19:32
Tanya kelas
Ibu Rahma menulis di WhatsApp: "Kelas matematika SMP ada yang Selasa sore? Biayanya berapa?" Kartunya masuk ke Tanya kelas. Nina membalas duluan dan memegang chat itu.
19:50
Menunggu bayar
Ibu Rahma memilih kelas Selasa. Nina menggeser kartu ke Menunggu bayar, pesan otomatis berisi cara transfer terkirim. Nina memasang batas waktu dua hari dan kategori Bimbel SMP.
Besok
Terdaftar
Bukti transfer masuk. Kartu pindah ke Terdaftar dan Ibu Rahma menerima konfirmasi otomatis. Nina mengirim jadwal dan lokasi kelas di chat yang sama, lalu menulis catatan tim: "Anak kelas 8, lemah di aljabar."
Selasa
Selesai
Kelas pertama dimulai. Kartu ditandai Selesai dan keluar dari papan. Kalau Ibu Rahma bertanya soal perpanjangan bulan depan, riwayat chat dan catatannya masih ada.
Yang dipakai tim tiap hari
Yang balas pertama, dia yang pegang
Chat otomatis dipegang admin yang membalas duluan. Owner dan manager bisa memindahkannya ke admin lain.
Label, prioritas, kategori
Tandai chat dengan label berwarna dan prioritas Mendesak sampai Rendah, lalu kelompokkan papan per label, prioritas, atau admin.
Batas waktu
Beri tanggal janji ke customer. Kartu yang lewat batas waktu ditandai, dan filter Hari ini menunjukkan yang harus beres sekarang.
Pesan otomatis per kolom
Kartu digeser ke kolom berikutnya, customer langsung dikabari dengan pesan yang sudah kamu tulis.
Catatan tim
Catatan internal di tiap chat, tidak terlihat customer. Admin shift berikutnya langsung tahu konteksnya.
Nomor diabaikan
Nomor pribadi dan keluarga tidak masuk papan dan tidak dibalas otomatis.
Pertanyaan umum
Bagaimana melacak calon peserta yang belum memutuskan?
Biarkan kartunya di Tanya kelas dan pasang batas waktu untuk follow up. Saring papan untuk yang jatuh tempo minggu ini, lalu hubungi mereka satu per satu.
Bisa membedakan kelas atau program?
Bisa. Pakai kategori untuk program seperti Bimbel SD, Kursus bahasa, atau Workshop, lalu kelompokkan papan menurut kategori untuk melihat pendaftar tiap program.
Bisa dipakai untuk kelas online dengan peserta dari Instagram dan Discord?
Bisa. Chat WhatsApp, DM Instagram, Messenger, dan Discord masuk ke papan yang sama. Untuk komunitas di Discord, pasang panel support dari halaman Koneksi akun.
Pengumuman jadwal bisa dikirim ke semua peserta?
Bisa, pakai broadcast ke customer yang pernah menghubungi kamu. Gunakan untuk info penting seperti jadwal ganti atau pendaftaran gelombang baru, jangan terlalu sering.
Pengajar perlu akses?
Kalau pengajar ikut membalas pertanyaan materi, undang sebagai anggota tim dengan login sendiri, dengan peran agent. Owner dan manager tetap bisa mengalihkan chat.
Berapa harganya?
WaKita sedang dalam akses awal, harga diumumkan saat akses dibuka. Sementara itu, coba demo dengan data contoh tanpa daftar.