Aplikasi customer service WhatsApp yang tetap rapi, walau chat masuk ratusan sehari.
Melayani customer lewat WhatsApp bukan cuma soal membalas cepat. Tim butuh antrean yang jelas, tahu siapa sedang membalas, dan janji yang tidak terlupa. WaKita menyusun chat WhatsApp, Instagram, Messenger, dan Discord sebagai antrean di satu papan, dari pertanyaan masuk sampai urusannya selesai.
Paket Gratis selamanya, tanpa kartu kredit.
Waktu customer service masih mengandalkan HP
Tidak ada antrean yang jelas
Chat diurutkan dari yang terbaru. Customer yang menunggu paling lama justru turun ke bawah dan tertimbun chat baru.
Customer menanyakan status berkali-kali
"Sudah sampai mana kak?" datang lagi dan lagi, karena customer tidak pernah dikabari saat urusannya berpindah tahap. Tiap pertanyaan ulang menambah antrean.
Tidak terlihat siapa sedang memegang apa
Owner tidak tahu admin mana yang kewalahan dan mana yang luang, sampai ada customer yang protes karena tidak dibalas.
Satu keluhan customer, dari antrean sampai selesai
10:03
Masuk antrean
Pak Arif mengirim WhatsApp: "Pesanan saya belum sampai, sudah lima hari." Kartunya masuk ke kolom Laporan masuk dan ikut terhitung di filter Perlu dibalas.
10:05
Kelihatan siapa membalas
Sinta mengetik balasan dan memberi kategori Pengiriman. Lia, yang membuka papan di laptop lain, melihat "Sinta sedang mengetikā¦" di kartunya, jadi ia beralih ke chat lain.
10:12
Ditangani
Sinta mengecek ke kurir dan menggeser kartu ke Ditangani. Kabar bahwa laporannya sedang ditangani terkirim otomatis, jadi Pak Arif tidak perlu bertanya ulang.
10:20
Janji dengan tenggat
Kurir menjanjikan kabar sore ini. Sinta memberi prioritas Tinggi dan batas waktu hari ini, lalu menulis catatan tim berisi nomor resi.
15:10
Menunggu balasan
Kabar dari kurir masuk. Sinta meneruskannya ke Pak Arif, lalu menggeser kartu ke Menunggu balasan sampai paket dipastikan diterima.
Besok
Selesai
Pak Arif mengabari paketnya sudah sampai. Kartu ditandai Selesai dan keluar dari papan. Riwayatnya tetap bisa dibuka di tampilan Daftar kalau ia menghubungi lagi.
Bedanya dengan customer service dari HP
| WhatsApp Business di HP | WaKita | |
|---|---|---|
| Antrean | Chat terbaru di atas, yang lama tertimbun | Kolom papan per status dan filter Perlu dibalas |
| Siapa sedang membalas | Tidak jelas, chat bisa dibalas dua kali | Terlihat siapa sedang mengetik |
| Kabar ke customer | Diketik ulang tiap kali | Pesan otomatis saat kartu pindah kolom |
| Janji ke customer | Diingat sendiri | Batas waktu, kartu terlambat ditandai |
| Login | Satu HP dipegang bergantian | Tiap admin punya login sendiri |
| Catatan internal | Di grup WhatsApp tim | Catatan tim di tiap chat, tidak terlihat customer |
Alat customer service di dalam papan
Kelihatan siapa sedang mengetik
Semua admin memakai satu inbox. Saat seseorang mengetik balasan, admin lain melihat "Rina sedang mengetikā¦" di chat dan kartunya, jadi chat tidak dibalas dua kali.
Filter Perlu dibalas
Semua chat yang belum dijawab siapa pun ada di satu tempat, dari WhatsApp, Instagram, Messenger, dan Discord.
Prioritas dan batas waktu
Tandai chat dari Mendesak sampai Rendah dan beri tanggal janji. Kartu yang lewat batas waktu ditandai, dan filter Hari ini menunjukkan yang harus beres sekarang.
Kabar otomatis per status
Tiap kolom bisa punya pesan sendiri. Customer dikabari saat kartunya pindah, tanpa admin mengetik ulang.
Catatan tim
Catatan internal di tiap chat, tidak terlihat customer. Admin shift berikutnya langsung tahu konteksnya.
Riwayat yang tidak hilang
Chat yang sudah selesai tetap bisa dibuka di tampilan Daftar, jadi admin tahu ceritanya saat customer yang sama menghubungi lagi.
Pertanyaan umum
Apa itu aplikasi customer service WhatsApp?
Aplikasi untuk melayani customer lewat WhatsApp bersama tim: satu nomor dibalas banyak admin dari satu inbox, tiap chat punya status, dan tidak ada yang terlewat. WaKita menyusunnya sebagai papan kanban, dan DM Instagram, Messenger, serta Discord ikut masuk ke papan yang sama.
Apa bedanya dengan WhatsApp Business di HP?
WhatsApp Business di HP cukup selama chat dibalas satu orang. Begitu dibalas beberapa admin, tim butuh satu inbox bersama, status, dan catatan tim. WaKita tersambung lewat WhatsApp QR di paket Gratis, atau lewat WhatsApp Business API resmi di paket Corporate. Di kedua cara, nomornya tetap bisa dipakai di HP.
Perlu membagi chat ke tiap admin?
Tidak perlu. Semua admin membalas dari satu inbox, dan saat seseorang mengetik, admin lain melihat namanya di chat dan kartunya. Filter Perlu dibalas menunjukkan chat yang belum dijawab siapa pun, jadi admin yang luang tinggal mengambilnya.
Berapa admin yang bisa ikut?
Jumlah admin mengikuti paket. Masing-masing punya login sendiri sebagai owner, manager, atau agent.
Ada aplikasi CS WhatsApp yang gratis?
Ada. Paket Gratis WaKita menyambung lewat WhatsApp QR: 2 admin, 500 balasan per bulan untuk membalas chat yang masuk, dan riwayat chat 7 hari, tanpa kartu kredit. Butuh lebih banyak admin atau balasan? Naik ke paket QR berbayar mulai Rp25.000 per bulan, atau pindah ke API resmi Meta.
Nomor saya bisa diblokir?
Tergantung cara menyambung. Lewat API resmi Meta (paket Corporate), menyambungkan nomor dan membalas dari banyak admin tidak melanggar aturan WhatsApp. Lewat WhatsApp QR (paket Gratis, Lite, Plus, dan Team), nomor ditautkan sebagai Perangkat tertaut, bukan lewat Meta, dan WhatsApp bisa membatasi nomor yang memakainya. Untuk nomor utama yang tidak boleh terganggu, pakai API resmi. Di kedua cara, nomor yang mengirim spam tetap bisa diblokir.
Bisa dicoba sebelum menyambungkan nomor?
Bisa. Demo memakai data contoh, gratis dan tanpa daftar. Setelah itu kamu bisa mulai di paket Gratis selamanya.