Customer service WhatsApp yang tetap rapi, walau chat masuk ratusan sehari.
Melayani customer lewat WhatsApp bukan cuma soal membalas cepat. Tim butuh antrean yang jelas, pemegang tiap chat, dan janji yang tidak terlupa. WaKita menyusun chat WhatsApp, Instagram, Messenger, dan Discord sebagai antrean di satu papan, dari pertanyaan masuk sampai urusannya selesai.
- Messenger
- Discord
Waktu customer service masih mengandalkan HP
Tidak ada antrean yang jelas
Chat diurutkan dari yang terbaru. Customer yang menunggu paling lama justru turun ke bawah dan tertimbun chat baru.
Customer menanyakan status berkali-kali
"Sudah sampai mana kak?" datang lagi dan lagi, karena customer tidak pernah dikabari saat urusannya berpindah tahap. Tiap pertanyaan ulang menambah antrean.
Tidak terlihat siapa sedang memegang apa
Owner tidak tahu admin mana yang kewalahan dan mana yang luang, sampai ada customer yang protes karena tidak dibalas.
Satu keluhan customer, dari antrean sampai selesai
10:03
Masuk antrean
Pak Arif mengirim WhatsApp: "Pesanan saya belum sampai, sudah lima hari." Kartunya masuk ke kolom Laporan masuk dan ikut terhitung di filter Perlu dibalas.
10:05
Dibagi otomatis
Lia memberi kategori Pengiriman. Kategori itu punya tiga anggota, dan WaKita memberikan chatnya ke anggota dengan antrean aktif paling sedikit: Sinta.
10:12
Ditangani
Sinta mengecek ke kurir dan menggeser kartu ke Ditangani. Kabar bahwa laporannya sedang ditangani terkirim otomatis, jadi Pak Arif tidak perlu bertanya ulang.
10:20
Janji dengan tenggat
Kurir menjanjikan kabar sore ini. Sinta memberi prioritas Tinggi dan batas waktu hari ini, lalu menulis catatan tim berisi nomor resi.
15:10
Menunggu balasan
Kabar dari kurir masuk. Sinta meneruskannya ke Pak Arif, lalu menggeser kartu ke Menunggu balasan sampai paket dipastikan diterima.
Besok
Selesai
Pak Arif mengabari paketnya sudah sampai. Kartu ditandai Selesai dan keluar dari papan. Riwayatnya tetap bisa dibuka di tampilan Daftar kalau ia menghubungi lagi.
Bedanya dengan customer service dari HP
| WhatsApp Business di HP | WaKita | |
|---|---|---|
| Antrean | Chat terbaru di atas, yang lama tertimbun | Kolom papan per status dan filter Perlu dibalas |
| Pembagian chat | Diatur lisan atau di grup tim | Siapa membalas pertama, atau otomatis per kategori |
| Kabar ke customer | Diketik ulang tiap kali | Pesan otomatis saat kartu pindah kolom |
| Janji ke customer | Diingat sendiri | Batas waktu, kartu terlambat ditandai |
| Login | Satu HP dipegang bergantian | Tiap admin punya login sendiri |
| Catatan internal | Di grup WhatsApp tim | Catatan tim di tiap chat, tidak terlihat customer |
Alat customer service di dalam papan
Pembagian otomatis per kategori
Pasang anggota di tiap kategori, misalnya Pengiriman atau Retur. Chat yang diberi kategori itu diberikan ke anggota dengan antrean aktif paling sedikit.
Filter Perlu dibalas
Semua chat yang belum dijawab siapa pun ada di satu tempat, dari WhatsApp, Instagram, Messenger, dan Discord.
Prioritas dan batas waktu
Tandai chat dari Mendesak sampai Rendah dan beri tanggal janji. Kartu yang lewat batas waktu ditandai, dan filter Hari ini menunjukkan yang harus beres sekarang.
Kabar otomatis per status
Tiap kolom bisa punya pesan sendiri. Customer dikabari saat kartunya pindah, tanpa admin mengetik ulang.
Catatan tim
Catatan internal di tiap chat, tidak terlihat customer. Admin shift berikutnya langsung tahu konteksnya.
Riwayat yang tidak hilang
Chat yang sudah selesai tetap bisa dibuka di tampilan Daftar, jadi admin tahu ceritanya saat customer yang sama menghubungi lagi.
Pertanyaan umum
Apa itu aplikasi customer service WhatsApp?
Aplikasi untuk melayani customer lewat WhatsApp bersama tim: satu nomor dibalas banyak admin, tiap chat punya pemegang dan status, dan tidak ada yang terlewat. WaKita menyusunnya sebagai papan kanban, dan DM Instagram, Messenger, serta Discord ikut masuk ke papan yang sama.
Apa bedanya dengan WhatsApp Business di HP?
WhatsApp Business di HP cukup selama chat dipegang satu orang. Begitu dibalas beberapa admin, tim butuh pembagian chat, status, dan catatan bersama. WaKita memakai WhatsApp Business API resmi, dan nomornya tetap bisa dipakai di aplikasi WhatsApp Business di HP.
Bisa membagi chat otomatis ke admin?
Bisa. Pasang anggota di tiap kategori: chat yang diberi kategori itu otomatis diberikan ke anggota dengan antrean aktif paling sedikit. Tanpa kategori, admin yang membalas pertama memegang chatnya, dan owner atau manager bisa memindahkannya kapan saja.
Berapa admin yang bisa ikut?
Sampai 50 anggota per usaha, masing-masing dengan login sendiri sebagai owner, manager, atau agent.
Nomor saya bisa diblokir?
WaKita memakai API resmi WhatsApp dari Meta, bukan WhatsApp Web yang di-scan QR, jadi menyambungkan nomor ke WaKita tidak melanggar aturan WhatsApp. Yang tetap harus dijaga: jangan kirim spam atau pesan promosi ke orang yang tidak pernah menghubungi kamu.
Bisa dicoba sebelum menyambungkan nomor?
Bisa. Demo memakai data contoh, gratis dan tanpa daftar. Harga diumumkan saat akses dibuka.