Satu nomor WhatsApp, banyak admin, tanpa saling tabrak.
Customer cukup tahu satu nomor. Di belakangnya, beberapa admin membalas dari login masing-masing. Admin yang membalas pertama memegang chat itu, jadi satu pertanyaan tidak lagi dijawab dua kali dengan jawaban berbeda.
- Messenger
- Discord
Waktu satu nomor dipegang ramai-ramai
Satu WhatsApp Web, banyak tangan
Kode QR di-scan di beberapa laptop, semua admin melihat chat yang sama. Tidak ada yang tahu chat mana sedang dibalas siapa, sampai customer menerima dua jawaban.
Chat yang sudah dibaca dianggap beres
Satu admin membuka chat, centang biru muncul, lalu dia keburu sibuk. Admin lain mengira chat itu sudah ditangani, dan customer menunggu tanpa jawaban.
Tidak ada jejak siapa melakukan apa
Karena semua admin memakai akun yang sama, sulit tahu siapa yang menjanjikan diskon atau siapa yang lupa membalas. Evaluasi tim jadi tebak-tebakan.
Satu chat, dipegang satu admin, terlihat semua admin
08:47
Chat masuk
Sari mengirim WhatsApp ke nomor toko: "Kak, bisa kirim hari ini?" Kartunya muncul di kolom pertama papan, dan ikut terhitung di filter Perlu dibalas untuk semua admin yang sedang login.
08:52
Dipegang Dimas
Dimas membalas duluan dari laptopnya. Chat otomatis dipegang Dimas, dan admin lain melihat namanya di kartu, jadi tidak ada yang ikut membalas.
09:30
Pindah tangan
Dimas harus ke gudang. Manager memindahkan chat ke Ayu. Ayu membaca riwayat chat dan catatan tim dari Dimas, lalu melanjutkan tanpa bertanya ulang ke customer.
10:15
Diproses
Ayu menggeser kartu ke kolom Diproses, memberi prioritas Tinggi dan batas waktu hari ini. Kalau sampai lewat batas waktu, kartunya ditandai di papan.
15:40
Selesai
Paket Sari sudah dikirim. Ayu menggeser kartu ke Selesai. Di papan, owner bisa melihat siapa memegang chat apa hari ini tanpa membuka satu per satu.
Bedanya dengan satu WhatsApp Web dibuka bareng
| WhatsApp Web dibuka bareng | WaKita | |
|---|---|---|
| Login | Satu akun dipakai bareng | Tiap admin punya login sendiri |
| Siapa pegang chat | Tidak jelas, chat bisa dibalas dua kali | Admin yang membalas pertama |
| Chat belum dijawab | Dicari satu per satu | Filter Perlu dibalas |
| Status pesanan | Label manual, customer dikabari manual | Kolom papan dengan pesan otomatis |
| Batas waktu & prioritas | Diingat sendiri atau dicatat terpisah | Ada di tiap kartu, yang lewat batas waktu ditandai |
| Cara menyambung | Scan QR di tiap perangkat | API resmi lewat login Facebook, tanpa scan QR |
| Nomor di HP | Tetap dipakai di HP | Tetap jalan di aplikasi WhatsApp Business |
| Instagram, Messenger, Discord | Dibuka di aplikasi masing-masing | Masuk ke papan yang sama |
| Chat pribadi & keluarga | Ikut terlihat semua admin | Disembunyikan lewat Nomor diabaikan |
Yang dipakai tim tiap hari
Yang balas pertama, dia yang pegang
Chat otomatis dipegang admin yang membalas duluan. Owner dan manager bisa memindahkannya ke admin lain.
Label, prioritas, kategori
Tandai chat dengan label berwarna dan prioritas Mendesak sampai Rendah, lalu kelompokkan papan per label, prioritas, atau admin.
Batas waktu
Beri tanggal janji ke customer. Kartu yang lewat batas waktu ditandai, dan filter Hari ini menunjukkan yang harus beres sekarang.
Pesan otomatis per kolom
Kartu digeser ke kolom berikutnya, customer langsung dikabari dengan pesan yang sudah kamu tulis.
Catatan tim
Catatan internal di tiap chat, tidak terlihat customer. Admin shift berikutnya langsung tahu konteksnya.
Nomor diabaikan
Nomor pribadi dan keluarga tidak masuk papan dan tidak dibalas otomatis.
Pertanyaan umum
Apa itu WhatsApp multi admin?
Satu nomor WhatsApp yang dibalas beberapa admin sekaligus, masing-masing dari login sendiri. Di WaKita, chat yang masuk terlihat semua admin, dan admin yang membalas pertama otomatis memegangnya.
Nomor bisa diblokir kalau dibalas banyak admin?
WaKita tersambung lewat WhatsApp Business API resmi dari Meta, bukan alat yang menumpang WhatsApp Web lewat scan QR. Jadi menyambungkan nomor dan membalas dari banyak admin tidak melanggar aturan WhatsApp. Risiko yang tetap ada datang dari cara pakai: nomor yang mengirim spam atau promosi ke orang yang tidak pernah menghubungi kamu tetap bisa dibatasi atau diblokir.
Nomornya masih bisa dibuka di HP?
Bisa. Pilih "Nomor WhatsApp Business" saat menyambung, maka chat tetap masuk di aplikasi WhatsApp Business di HP sekaligus di WaKita.
Berapa admin yang bisa membalas satu nomor?
Sampai 50 anggota per usaha. Tiap anggota punya login sendiri dengan peran owner, manager, atau agent.
Bagaimana kalau admin yang memegang chat sedang libur?
Owner atau manager bisa memindahkan chat ke admin lain kapan saja. Riwayat chat dan catatan tim tetap di chat itu, jadi admin pengganti tidak perlu bertanya ulang ke customer.
Bisa dicoba sebelum menyambungkan nomor?
Bisa. Demo memakai data contoh, gratis dan tanpa daftar. Harga diumumkan saat akses dibuka.