Satu nomor WhatsApp, banyak admin, tanpa saling tabrak.
Customer cukup tahu satu nomor. Di belakangnya, beberapa admin membalas dari login masing-masing, di satu inbox yang sama. Saat seseorang mengetik balasan, admin lain melihat namanya, jadi satu pertanyaan tidak lagi dijawab dua kali dengan jawaban berbeda.
Waktu satu nomor dipegang ramai-ramai
Satu WhatsApp Web, banyak tangan
Kode QR di-scan di beberapa laptop, semua admin melihat chat yang sama. Tidak ada yang tahu chat mana sedang dibalas siapa, sampai customer menerima dua jawaban.
Chat yang sudah dibaca dianggap beres
Satu admin membuka chat, centang biru muncul, lalu dia keburu sibuk. Admin lain mengira chat itu sudah ditangani, dan customer menunggu tanpa jawaban.
Tidak ada jejak siapa melakukan apa
Karena semua admin memakai akun yang sama, sulit tahu siapa yang menjanjikan diskon atau siapa yang lupa membalas. Evaluasi tim jadi tebak-tebakan.
Satu inbox, semua admin, tanpa balasan ganda
08:47
Chat masuk
Sari mengirim WhatsApp ke nomor toko: "Kak, bisa kirim hari ini?" Kartunya muncul di kolom pertama papan, dan ikut terhitung di filter Perlu dibalas untuk semua admin yang sedang login.
08:52
Dimas mengetik
Dimas mulai mengetik balasan dari laptopnya. Ayu, yang membuka chat yang sama dari HP, melihat "Dimas sedang mengetikā¦" di chat dan kartunya, jadi ia tidak ikut membalas.
09:30
Pindah tangan
Dimas harus ke gudang. Ayu membuka chat yang sama, membaca riwayat chat dan catatan tim dari Dimas, lalu melanjutkan tanpa bertanya ulang ke customer.
10:15
Diproses
Ayu menggeser kartu ke kolom Diproses, memberi prioritas Tinggi dan batas waktu hari ini. Kalau sampai lewat batas waktu, kartunya ditandai di papan.
15:40
Selesai
Paket Sari sudah dikirim. Ayu menggeser kartu ke Selesai. Di papan, owner bisa melihat status semua chat hari ini tanpa membuka satu per satu.
Bedanya dengan satu WhatsApp Web dibuka bareng
| WhatsApp Web dibuka bareng | WaKita | |
|---|---|---|
| Login | Satu akun dipakai bareng | Tiap admin punya login sendiri |
| Siapa sedang membalas | Tidak jelas, chat bisa dibalas dua kali | Terlihat siapa sedang mengetik |
| Chat belum dijawab | Dicari satu per satu | Filter Perlu dibalas |
| Status pesanan | Label manual, customer dikabari manual | Kolom papan dengan pesan otomatis |
| Batas waktu & prioritas | Diingat sendiri atau dicatat terpisah | Ada di tiap kartu, yang lewat batas waktu ditandai |
| Cara menyambung | Scan QR di tiap perangkat | API resmi lewat login Facebook, tanpa scan QR |
| Nomor di HP | Tetap dipakai di HP | Tetap jalan di aplikasi WhatsApp Business |
| Instagram, Messenger, Discord | Dibuka di aplikasi masing-masing | Masuk ke papan yang sama |
| Chat pribadi & keluarga | Ikut terlihat semua admin | Disembunyikan lewat Nomor diabaikan |
Yang membuat banyak admin bisa berbagi satu nomor
Login sendiri per admin
Undangan masuk ke email tiap admin. Peran owner, manager, atau agent menentukan siapa boleh mengatur tim.
Kelihatan siapa sedang mengetik
Semua admin memakai satu inbox. Saat seseorang mengetik balasan, admin lain melihat "Rina sedang mengetikā¦" di chat dan kartunya, jadi chat tidak dibalas dua kali.
Satu inbox untuk semua admin
Semua admin melihat chat yang sama, lengkap dengan riwayat dan catatan tim. Tidak ada chat yang terkunci di satu orang, jadi admin yang luang tinggal membalas.
Serah terima shift
Catatan tim menempel di tiap chat, tidak terlihat customer. Admin shift malam membaca konteks dari shift pagi tanpa grup WhatsApp tambahan.
Filter Perlu dibalas
Semua chat yang belum dijawab siapa pun ada di satu tempat, dari WhatsApp, Instagram, Messenger, dan Discord.
Nomor diabaikan
Nomor pribadi dan keluarga tidak masuk papan, jadi tidak ikut dibaca semua admin.
Pertanyaan umum
Apa itu WhatsApp multi admin?
Satu nomor WhatsApp yang dibalas beberapa admin sekaligus, masing-masing dari login sendiri. Ada juga yang menyebutnya WhatsApp Business multi user, shared inbox, atau team inbox. Di WaKita, semua admin memakai satu inbox, dan terlihat siapa sedang mengetik di tiap chat supaya tidak dibalas dua kali.
Bagaimana supaya chat tidak dibalas dua kali?
Semua admin membalas dari satu inbox. Saat seseorang mengetik, admin lain melihat "Rina sedang mengetikā¦" di chat dan kartunya, jadi tidak ada yang ikut membalas. Filter Perlu dibalas menunjukkan chat yang belum dijawab siapa pun, jadi admin yang luang tinggal mengambilnya.
Nomor bisa diblokir kalau dibalas banyak admin?
WaKita tersambung lewat WhatsApp Business API resmi dari Meta, bukan alat yang menumpang WhatsApp Web lewat scan QR. Jadi menyambungkan nomor dan membalas dari banyak admin tidak melanggar aturan WhatsApp. Risiko yang tetap ada datang dari cara pakai: nomor yang mengirim spam atau promosi ke orang yang tidak pernah menghubungi kamu tetap bisa dibatasi atau diblokir.
Nomornya masih bisa dibuka di HP?
Bisa. Pilih "Nomor WhatsApp Business" saat menyambung, maka chat tetap masuk di aplikasi WhatsApp Business di HP sekaligus di WaKita.
Berapa admin yang bisa membalas satu nomor?
Jumlah admin mengikuti paket. Tiap anggota punya login sendiri dengan peran owner, manager, atau agent.
Bagaimana kalau admin yang biasa membalas sedang libur?
Chat tidak terikat ke satu admin. Semua admin melihat chat yang sama, lengkap dengan riwayat dan catatan tim, jadi siapa pun yang bertugas bisa melanjutkan tanpa bertanya ulang ke customer.
Bisa dicoba sebelum menyambungkan nomor?
Bisa. Demo memakai data contoh, gratis dan tanpa daftar. Setelah itu kamu bisa mulai di paket Gratis selamanya.