Chat pesanan toko online, dari tanya stok sampai resi terkirim.
Pertanyaan stok, bukti transfer, dan tanya resi datang dari WhatsApp dan DM Instagram sekaligus. WaKita menaruh semuanya di satu papan, dengan kolom yang mengikuti alur pesanan, dan terlihat siapa sedang membalas tiap chat.
Waktu orderan mulai ramai
Bukti transfer tenggelam
Customer kirim foto bukti transfer, lalu chat itu tertimbun puluhan chat baru. Pesanan baru ketahuan belum diproses saat customer menanyakan resi.
Dua admin membalas customer yang sama
Satu akun WhatsApp dibuka di beberapa HP dan browser. Admin A sudah memberi harga, admin B memberi harga lain, customer jadi bingung.
Status pesanan cuma diingat admin
Mana yang sudah bayar, mana yang sudah dikemas, mana yang belum dapat resi? Jawabannya ada di kepala admin yang sedang shift, bukan di sistem.
Satu pesanan, dari chat pertama sampai paket diterima
09:14
Tanya produk
Budi DM Instagram: "Kak, yang hitam ukuran L masih ada?" Kartunya masuk ke kolom Tanya produk. Rina yang membalas. Selama ia mengetik, admin lain melihat namanya di kartu dan tidak ikut membalas.
09:20
Menunggu bayar
Budi jadi pesan. Rina menggeser kartu ke Menunggu bayar, dan pesan berisi cara transfer terkirim otomatis. Rina memberi label Reseller dan batas waktu hari ini.
11:02
Dikemas
Bukti transfer masuk. Kartu digeser ke Dikemas, customer dikabari otomatis bahwa pembayaran sudah diterima. Tim gudang melihat daftar Dikemas tanpa perlu bertanya ke admin.
16:30
Dikirim
Resi sudah ada. Kartu pindah ke Dikirim, nomor resi dikirim di chat yang sama. Kalau Budi bertanya lagi, admin mana pun bisa melihat riwayat lengkapnya.
Besok
Selesai
Paket sampai, Budi bilang terima kasih. Kartu ditandai Selesai dan hilang dari papan. Pesanan berikutnya mulai lagi dari kolom pertama.
Yang dipakai tim tiap hari
Kelihatan siapa sedang mengetik
Semua admin memakai satu inbox. Saat seseorang mengetik balasan, admin lain melihat "Rina sedang mengetik…" di chat dan kartunya, jadi chat tidak dibalas dua kali.
Label, prioritas, kategori
Tandai chat dengan label berwarna dan prioritas Mendesak sampai Rendah, lalu kelompokkan papan per label, prioritas, atau kategori.
Batas waktu
Beri tanggal janji ke customer. Kartu yang lewat batas waktu ditandai, dan filter Hari ini menunjukkan yang harus beres sekarang.
Pesan otomatis per kolom
Kartu digeser ke kolom berikutnya, customer langsung dikabari dengan pesan yang sudah kamu tulis.
Catatan tim
Catatan internal di tiap chat, tidak terlihat customer. Admin shift berikutnya langsung tahu konteksnya.
Nomor diabaikan
Nomor pribadi dan keluarga tidak masuk papan dan tidak dibalas otomatis.
Balasan cepat dengan /
Simpan jawaban yang sering dipakai. Ketik / di kotak balas, pilih, dan nama customer terisi sendiri.
Statistik chat
Chat masuk, chat yang dibalas, dan rata-rata waktu balas pertama per hari, untuk melihat tim kewalahan atau tidak.
Pertanyaan umum
Bisa dipakai untuk toko yang jualan di WhatsApp dan Instagram sekaligus?
Bisa. Chat WhatsApp, DM Instagram, dan Messenger masuk ke papan yang sama, jadi satu pesanan tidak perlu dicek di tiga aplikasi.
Kolomnya bisa diganti?
Bisa. Template toko online hanya titik awal. Nama, urutan, warna, dan pesan otomatis tiap kolom bisa diubah, atau kolom baru ditambah, misalnya Pre-order atau Retur.
Pesan otomatis langsung aktif?
Tidak. Isi pesan di template hanya saran. Pesan baru terkirim setelah admin menyalakannya untuk kolom itu, dan isinya bisa ditulis ulang sesuai gaya toko.
Reseller dan customer biasa bisa dibedakan?
Bisa, pakai label. Buat label seperti Reseller atau VIP dengan warna sendiri, lalu saring papan untuk melihat chat dengan label itu saja.
Gudang atau tim packing perlu login?
Kalau mereka ikut menggeser kartu, undang sebagai anggota tim dengan login sendiri. Jumlah admin mengikuti paket.