Pesanan makanan dari chat, tercatat sampai siap diantar.
Pre-order kue, pesanan nasi kotak untuk acara kantor, dan pertanyaan menu harian datang lewat WhatsApp dan DM Instagram. Di WaKita, tiap pesanan jadi kartu di papan: kelihatan mana yang belum bayar, mana yang sedang dimasak, dan mana yang tinggal diantar.
- Messenger
- Discord
Saat dapur dan chat sama-sama ramai
Pre-order terselip di antara chat harian
Pesanan tumpeng untuk Sabtu masuk hari Senin. Sampai hari H, chat itu sudah tertimbun ratusan pesan lain, dan baru teringat saat customer menanyakan jam antar.
Dapur tidak tahu pesanan mana yang sudah lunas
Admin menerima bukti transfer di HP, dapur menunggu kabar lewat teriakan atau catatan kertas. Pesanan yang belum dibayar ikut dimasak, yang sudah lunas malah menunggu.
Detail pesanan tercecer di banyak chat
Jumlah porsi, pantangan pedas, alamat antar, dan jam acara tersebar di belasan pesan. Admin yang shift sore harus menggulir ulang dari atas untuk tahu isi pesanannya.
Satu pesanan katering, dari tanya menu sampai diantar
10:05
Tanya menu
Sari menulis di WhatsApp: "Kak, nasi kotak 50 porsi untuk Jumat siang bisa? Menunya apa saja?" Kartunya masuk ke Tanya menu. Dewi membalas lebih dulu, jadi pesanan ini dipegang Dewi.
10:40
Menunggu bayar
Sari memilih menu ayam bakar. Dewi menggeser kartu ke Menunggu bayar dan pesan berisi cara transfer terkirim otomatis. Dewi memasang batas waktu hari Jumat dan menulis catatan tim: "Tanpa sambal 10 kotak, antar jam 11."
Kamis
Diproses
Bukti transfer masuk. Kartu pindah ke Diproses dan Sari dikabari otomatis bahwa pesanannya sedang disiapkan. Tim dapur membuka kolom Diproses dan membaca catatan tim tanpa perlu bertanya ke Dewi.
Jumat
Siap diambil/diantar
Nasi kotak sudah dikemas. Kartu digeser ke Siap diambil/diantar, pesan otomatis memberi tahu Sari bahwa kurir segera berangkat.
11:30
Selesai
Sari mengabari kotak sudah diterima. Kartu ditandai Selesai dan keluar dari papan. Kalau bulan depan Sari pesan lagi, riwayat chat dan catatannya masih ada.
Yang dipakai tim tiap hari
Yang balas pertama, dia yang pegang
Chat otomatis dipegang admin yang membalas duluan. Owner dan manager bisa memindahkannya ke admin lain.
Label, prioritas, kategori
Tandai chat dengan label berwarna dan prioritas Mendesak sampai Rendah, lalu kelompokkan papan per label, prioritas, atau admin.
Batas waktu
Beri tanggal janji ke customer. Kartu yang lewat batas waktu ditandai, dan filter Hari ini menunjukkan yang harus beres sekarang.
Pesan otomatis per kolom
Kartu digeser ke kolom berikutnya, customer langsung dikabari dengan pesan yang sudah kamu tulis.
Catatan tim
Catatan internal di tiap chat, tidak terlihat customer. Admin shift berikutnya langsung tahu konteksnya.
Nomor diabaikan
Nomor pribadi dan keluarga tidak masuk papan dan tidak dibalas otomatis.
Pertanyaan umum
Bagaimana pre-order untuk tanggal tertentu tidak terlupa?
Pasang batas waktu di kartu sesuai tanggal acara. Papan bisa diurutkan menurut batas waktu atau disaring untuk pesanan hari ini dan minggu ini, dan kartu yang lewat batas waktu ditandai.
Tim dapur perlu ikut login?
Tidak wajib. Tapi kalau dapur ingin melihat kolom Diproses atau menggeser kartu sendiri, undang mereka sebagai anggota tim dengan login masing-masing. Sampai 50 anggota per usaha.
Catatan pesanan seperti tanpa pedas bisa dilihat customer?
Tidak. Catatan tim hanya terlihat oleh tim kamu. Pakai untuk jumlah porsi, pantangan, atau alamat antar supaya semua admin membaca informasi yang sama.
Pesan otomatis tiap kolom harus dipakai?
Tidak. Pesan di template hanya saran dan mati sampai admin menyalakannya. Isinya bisa diganti, misalnya menyebut jam ambil di outlet atau ongkir kurir.
Kolomnya bisa disesuaikan untuk katering harian dan kue pesanan?
Bisa. Kolom bisa diganti nama, diurutkan ulang, diberi warna, atau ditambah, misalnya kolom DP untuk pesanan besar. Untuk membedakan jenis pesanan, pakai kategori atau tanda seperti Katering dan Kue.
Bisa kirim info menu baru ke pelanggan lama?
Bisa, lewat broadcast ke customer yang pernah menghubungi kamu. Kirim seperlunya saja, misalnya menu pre-order Lebaran, supaya tidak dianggap spam.