Chat calon jamaah dan peserta tur, dari tanya paket sampai tiket terbit.
Musim liburan dan pembukaan kuota umrah membuat chat datang bergelombang: tanya harga, minta itinerary, kirim bukti DP, tanya kapan tiket keluar. WaKita menaruh semua chat itu di satu papan, dengan kolom yang mengikuti alur pemesanan, dan terlihat siapa sedang membalas tiap calon peserta.
Waktu musim liburan dan kuota umrah dibuka
Penawaran terkirim, lalu dilupakan
Admin sudah mengirim harga paket dan itinerary, customer menjawab "nanti saya kabari". Seminggu kemudian tidak ada yang ingat siapa yang perlu ditanya ulang, dan kursinya keburu habis.
DP masuk, tapi tidak ada yang mencatat
Bukti transfer DP dikirim jam sepuluh malam. Besok paginya admin lain yang memegang HP, dan calon jamaah menunggu konfirmasi yang tidak pernah datang.
Satu rombongan, banyak penanya
Ketua rombongan, anak, dan saudara jamaah bertanya dari nomor yang berbeda, sebagian lewat DM Instagram. Tiap admin menjawab sendiri-sendiri, dan jawabannya tidak selalu sama. Ada yang diberi harga lama, ada yang diberi harga promo.
Satu paket umrah, dari pertanyaan pertama sampai tiket terbit
08:40
Tanya paket
Bu Siti kirim WhatsApp: "Paket umrah bulan Maret untuk empat orang berapa, Kak?" Kartunya masuk ke kolom Tanya paket. Dewi yang membalas. Selama ia mengetik, admin lain melihat namanya di kartu dan tidak ikut membalas.
10:15
Kirim penawaran
Dewi mengirim rincian paket, hotel, dan jadwal keberangkatan, lalu menggeser kartu ke Kirim penawaran. Ia memberi tanda Umrah Maret dan batas waktu tiga hari lagi, supaya ada pengingat untuk menanyakan kabar.
Kamis
Menunggu DP
Bu Siti setuju. Kartu pindah ke Menunggu DP, dan pesan berisi cara transfer DP terkirim otomatis. Dewi menulis catatan tim: "Dua orang belum kirim foto paspor." Bu Siti tidak melihat catatan itu.
Minggu depan
Lunas
Dewi sedang cuti, jadi Arif yang melanjutkan. Arif membaca riwayat chat dan catatan tim, lalu menggeser kartu ke Lunas saat pelunasan masuk. Konfirmasi pembayaran terkirim otomatis.
Bulan depan
Tiket terbit
Tiket sudah keluar. Kartu digeser ke Tiket terbit, dan kabarnya terkirim di chat yang sama. Bu Siti tidak perlu bertanya "jadi berangkat kapan?" ke tiga admin yang berbeda.
Setelah pulang
Selesai
Rombongan pulang dan Bu Siti mengirim ucapan terima kasih. Kartu ditandai Selesai dan keluar dari papan. Calon peserta berikutnya mulai lagi dari kolom Tanya paket.
Yang dipakai tim tiap hari
Kelihatan siapa sedang mengetik
Semua admin memakai satu inbox. Saat seseorang mengetik balasan, admin lain melihat "Rina sedang mengetik…" di chat dan kartunya, jadi chat tidak dibalas dua kali.
Label, prioritas, kategori
Tandai chat dengan label berwarna dan prioritas Mendesak sampai Rendah, lalu kelompokkan papan per label, prioritas, atau kategori.
Batas waktu
Beri tanggal janji ke customer. Kartu yang lewat batas waktu ditandai, dan filter Hari ini menunjukkan yang harus beres sekarang.
Pesan otomatis per kolom
Kartu digeser ke kolom berikutnya, customer langsung dikabari dengan pesan yang sudah kamu tulis.
Catatan tim
Catatan internal di tiap chat, tidak terlihat customer. Admin shift berikutnya langsung tahu konteksnya.
Nomor diabaikan
Nomor pribadi dan keluarga tidak masuk papan dan tidak dibalas otomatis.
Balasan cepat dengan /
Simpan jawaban yang sering dipakai. Ketik / di kotak balas, pilih, dan nama customer terisi sendiri.
Statistik chat
Chat masuk, chat yang dibalas, dan rata-rata waktu balas pertama per hari, untuk melihat tim kewalahan atau tidak.
Pertanyaan umum
Bisa dipakai untuk umrah sekaligus tur wisata dan tiket pesawat?
Bisa. Pakai kategori untuk membedakan Umrah, Tur domestik, atau Tiket pesawat, lalu kelompokkan papan per kategori kalau ingin melihat tiap jenis layanan terpisah. Tanda berwarna cocok untuk bulan keberangkatan atau nama rombongan.
Bagaimana supaya penawaran yang belum dijawab tidak terlupa?
Beri batas waktu di kartu, misalnya tiga hari setelah penawaran dikirim. Kartu yang lewat batas waktu ditandai, dan filter lewat batas waktu menampilkan semua calon peserta yang perlu ditanya ulang.
Pesan otomatis untuk DP dan tiket bisa disesuaikan?
Bisa, dan tidak ada yang terkirim sebelum admin menyalakannya untuk kolom itu. Isi pesan di template hanya saran, jadi nomor rekening, batas pelunasan, atau salam khas travel kamu bisa ditulis sendiri.
Calon jamaah bertanya lewat WhatsApp dan Instagram, apakah terpisah?
Tidak. Chat WhatsApp, DM Instagram, dan Messenger masuk ke papan yang sama. Nomor WhatsApp tersambung lewat API resmi WhatsApp Business dari Meta, tanpa scan QR, dan tetap bisa dipakai di aplikasi WhatsApp Business di HP.
Tim kami bekerja dari kantor dan dari lapangan, bisa?
Bisa. WaKita jalan di browser dan bisa dipasang ke layar utama HP tanpa unduh aplikasi. Tour leader atau staf lapangan diundang dengan login sendiri. Peran owner, manager, dan agent mengatur siapa yang boleh mengatur tim.
Berapa biayanya?
Ada paket Gratis selamanya untuk tim kecil: 2 admin dan 500 balasan WhatsApp per bulan. Paket berbayar bulanan tanpa kontrak, lihat halaman Harga. Kamu juga bisa mencoba demo dengan data contoh, tanpa daftar.